§ 2 zákona č. 453/2007 Z. z.: Manipulácia s utajovanou písomnosťou

Manipulácia s utajovanou písomnosťou na účely tejto vyhlášky je tvorba, príjem, evidencia, preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek iné nakladanie s utajovanou písomnosťou (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva v administratívnej pomôcke, ktorou je najmä

Ochranu utajovanej písomnosti počas manipulácie s ňou zabezpečuje oprávnená osoba.

Administratívne pomôcky sa zaevidujú v knihe administratívnych pomôcok už pri ich zavedení. Knihu administratívnych pomôcok zaeviduje pracovisko, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh pôvodcu utajovanej skutočnosti registratúry. 2 ) Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok musia byť očíslované a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis vedúceho. Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo vedúceho sa doplní meno, priezvisko a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho s uvedením dátumu zmeny. Prijatie administratívnej pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena, priezviska a dátumu prijatia.

Náležitosti štítku na obale protokolu utajovaných písomností a zápisu na ľavej vnútornej strane obalu sú uvedené v prílohe č. 7 .

Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený, a manipuluje sa s ním tak, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.

Osobám podľa § 35 ods. 2 a 3 zákona , osobám podľa osobitného predpisu 2a ) alebo podľa rozhodnutia vedúceho vydáva poznámkový zošit ten štátny orgán, ktorý ich oboznamuje s utajovanými skutočnosťami. Poznámkový zošit sa ukladá u štátneho orgánu, ktorý ho vydal.

Zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit sa po zániku určenia osoby oboznamovať sa s uvedeným stupňom utajenia podľa § 41 ods. 1 zákona odovzdajú osobe, ktorá z hľadiska pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu vrátane služobného pomeru zodpovedá za jej činnosť (ďalej len „nadriadený“), ak ďalej nie je ustanovené inak. Poznámkový zošit vydaný podľa odseku 6 sa po zániku potreby oboznamovať sa s utajovanou skutočnosťou odovzdá štátnemu orgánu, ktorý ho vydal. Vrátenie zápisníka oprávnenej osoby a poznámkového zošita sa zaznamenáva v knihe administratívnych pomôcok. Odovzdané zápisníky oprávnených osôb a poznámkové zošity sa zničia v rámci vyraďovania utajovaných písomností, o čom sa vyhotoví záznam v knihe administratívnych pomôcok.

Evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, obsahuje najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo utajovanej písomnosti, celkový počet uložených listov utajovanej písomnosti vrátane počtu listov príloh, označenie vecných príloh, vec, znak hodnoty, 3 ) lehotu uloženia, 4 ) registratúrnu značku 5 ) a záznam o vyradení podľa § 24 ods. 10 . O zaradení utajovaných písomností do tejto evidencie rozhoduje vedúci. Evidenciu vedie priebežne oprávnená osoba určená vedúcim.

Všetky zápisy do administratívnych pomôcok s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti, písomné súhlasy, osvedčenia kuriérov, hmotné nosiče utajovaných písomností a bezpečnostné spisy doručené alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma. V poznámkovom zošite musí byť v prípade vyhotovovaných záznamov zabezpečená trvalosť písma.